Digital signieren mit DATA Sign
Digitale Signaturen sind längst unverzichtbar im modernen Behördenalltag. Ob Bescheide, Verträge, Angebote, Personaldokumente oder Protokolle – die rechtswirksame elektronische Unterzeichnung ersetzt immer häufiger die klassische händische Unterschrift – und bietet dabei enorme Effizienzvorteile. Insbesondere in Zeiten von Remote Work und globaler Zusammenarbeit ermöglichen digitale Signaturen für Behörden und Unternehmen flexibles, ortsunabhängiges, schnelles und zugleich rechtssicheres Arbeiten.
Drei Formen digitaler Signaturen
Die rechtliche Grundlage für digitale Signaturen ist die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification And Trust Services) der EU. Sie definiert den rechtlichen Rahmen und legt die Anforderungen für die einzelnen Formen von digitalen Signaturen fest:
- Die grundlegendste Form ist die einfache elektronische Signatur (EES). Sie bietet eine grundlegende und kostengünstige Lösung für Routineprozesse wie beispielsweise Bestellungen in einem internen Warenwirtschaftssystem. Aufgrund der fehlenden Identitätsprüfung des Unterzeichners ist sie jedoch nur eingeschränkt rechtssicher. Sie kommt dort zum Einsatz, wo gesetzlich keine Formvorgaben verlangt sind, etwa bei Kostenvoranschlägen.
- Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) unterliegt deutlich strengeren Anforderungen und erfordert eine verifizierte Identifizierung des Unterzeichners, was eine hohe Authentizitätssicherung gewährleistet. Aus diesem Grund bietet sie hohes Maß an Sicherheit und rechtlicher Beweiskraft und wird etwa bei Verträgen und Vereinbarungen eingesetzt.
- Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet das höchste Sicherheits- und Vertrauensniveau. Sie hat maximale Beweiskraft und ist insbesondere für Vertragsabschlüsse mit bedeutenden finanziellen oder juristischen Auswirkungen unerlässlich, beispielsweise beim Immobilienerwerb.
Effizient und sicher: so funktioniert nscale Sign
Mit nscale Sign bietet Ceyoniq eine innovative Lösung, die den gesamten Signaturprozess nahtlos in bestehende Workflows integriert. Der Signiervorgang startet direkt auf der Ebene der übergeordneten Informationsplattform nscale. Im Anschluss erfolgt eine medienbruchfreie prozessgesicherte Weitergabe an eine Fernsignatur-Plattform wie Governikus DATA Sign. Die für den Signaturprozess erforderlichen Server werden in einem deutschen Rechenzentrum durch qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter betrieben und gewährleisten somit einen hohen Sicherheitsstandard. Dabei stehen zwei Signaturlevel zur Verfügung: die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Darüber hinaus stellt die Anwendung elektronische Siegel zur Verfügung, die dann zum Einsatz kommen, wenn keine Unterschrift einer natürlichen Person notwendig ist. All diese Signaturlösungen erfüllen die strengen Anforderungen der eIDAS-Verordnung sowie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Vorteile digitaler Signaturen und Siegel
Die Vorteile liegen auf der Hand: Digitale Signaturen und Siegel eliminieren Medienbrüche und umständliche Papierwirtschaft, beschleunigen Prozesse und minimieren manuelle, fehleranfällige Eingriffe. Behörden und Unternehmen sparen dadurch wertvolle Zeit, denn Unterschriftenprozesse verkürzen sich von oft tagelangen Wartezeiten auf nur wenige Minuten. Gleichzeitig sinkt der Ressourcenaufwand, da Druckkosten und analoge Transportwege entfallen. Modernste kryptografische Verfahren gewährleisten zudem die Authentizität und Integrität der signierten Dokumente. Speziell im Alltagsgeschäft von Banken, Versicherungen, Gesundheitsinstitutionen oder der öffentlichen Verwaltung arbeiten die Beschäftigten mit sensiblen Daten. Umso wichtiger ist es, dass die Nutzer bei der digitalen Signatur auf absolute Verlässlichkeit vertrauen können. Das stärkt nicht nur den Signaturprozess, sondern gleichzeitig auch das Image als innovative, zukunftsorientierte Institution.
Mit nscale Sign in die digitale Zukunft
nscale Sign bildet den gesamten Signaturprozess digital ab – von der Initiierung des Signiervorgangs über die Steuerung des Workflows oder Geschäftsgangs bis hin zur abschließenden Archivierung mit dokumentierten Validierungsberichten. Auf diese Weise ermöglicht es nscale Sign, Verträge, Jahresabschlüsse, Protokolle und sonstige wichtige Dokumente schnell, kosteneffizient und rechtssicher zu unterzeichnen – und für die Zukunft gerüstet zu sein. Governikus liefert für die elektronische Signatur die entsprechende Softwarelösung, die in nscale integriert ist.