Für Sparkassen als Anstalten des öffentlichen Rechts ist die rechtsverbindliche Kommunikation mit Gerichten, Behörden und Anwält:innen seit Jahren gesetzlich vorgeschrieben. Die Einführung des besonderen Behördenpostfachs (beBPo) war dabei nicht nur eine Pflicht, sondern bot auch eine Chance: Papierbehaftete Prozesse, die zuvor fehleranfällig und zeitaufwendig waren, lassen sich heute digital, sicher und nachvollziehbar abwickeln. Erfahren Sie in diesem Blogartikel, wie die Zusammenarbeit von S-Markt & Mehrwert und Governikus den elektronischen Rechtsverkehr in die Sparkassenwelt gebracht hat.
Aus der Theorie in die Praxis: Übergreifende Multikanalstrategie
Die Anforderungen waren klar: Eine zentrale, rechtskonforme und einfach zu nutzende Lösung für alle Sparkassen musste her. Die Verpflichtung zur Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr (ERV) betraf bei S-Markt & Mehrwert (S-MM) vor allem die Rechtsabteilungen aber auch die Marktfolge-Bereiche, beispielsweise bei Kontosperren oder bei Kreditabwicklungen, sowie den Vorstandsstab bei Anfragen von Kommunen. Die Zusammenarbeit mit Governikus in diesen Belangen lag nah, da die Sparkassen auf die langjährige Erfahrung des IT-Sicherheitsexperten im ERV bauen konnten.
Als Anwendungsdienstleister sorgt S-MM für die Einrichtung eines beBPo bei den Sparkassen. Der Mail-Service basiert auf der Lösung Governikus MultiMessenger (GMM) als technische Grundlage. „Wir wollten eine Lösung, die alle Postfächer zentral verwalten kann und für die Mitarbeitenden im Alltag so intuitiv wie möglich ist“, beschreibt Michael Drewitz, Product Manager Business Development bei S-MM, die Ausgangslage.
Rollout in der Sparkassen-Finanzgruppe
• Go-Live: Jahresbeginn 2022
Der GMM ist heute bei mehr als 340 Sparkassen und Landesbausparkassen im Einsatz. Das System ist in die bestehende E-Mail-Infrastruktur so eingebettet, dass die Mitarbeitenden so gut wie gar nicht merken, dass ein GMM unter ihrem E-Mail-System eingebettet ist. Hinter den Kulissen sorgt der GMM dafür, dass Nachrichten rechtskonform versendet, empfangen, signiert und protokolliert werden.
Die Administration stellt sich dabei für S-MM als sehr übersichtlich und strukturiert dar. S-MM stellt den Mitarbeitenden zusätzlich Anwendungsleitfäden und Schulungen bereit, sodass die Nutzung im Alltag reibungslos funktioniert.
Ein Einblick in den Betrieb
• Hauptthemen: Pfändungen, Nachlassangelegenheiten, Kommunikation mit Gerichtsvollzieher:innen
• Verwaltung: übersichtliche Administration auch bei mehreren Postfächern pro Institut
• Vorteil: Sparkassen-Mitarbeitende arbeiten in gewohnter Umgebung
Ausblick: Zukunft des elektronischen Rechtsverkehrs
Die Erfolgsgeschichte der Partnerschaft ist noch nicht zu Ende. Derzeit pilotieren S-Markt & Mehrwert und Governikus die Einbindung des elektronischen Bürger- und Organisationenpostfach (eBO), das in Zukunft auch freien Sparkassen und Verbundpartnern neue Möglichkeiten der rechtssicheren Kommunikation eröffnet.
Was wir aus der Zusammenarbeit mitnehmen: Der enge Austausch zwischen S-Markt & Mehrwert und Governikus führte dazu, dass nicht nur die gesetzliche Pflicht erfüllt wurde, sondern auch eine Lösung etabliert wurde, die Effizienz, Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit in den Vordergrund stellt.